A Transformação Digital é um dos grandes impulsionadores da inovação e da competitividade no mercado atual. Para líderes de tecnologia e empresários, estar à frente dessa tendência é crucial. No entanto, implementar tecnologias digitais sem uma base sólida de processos bem estruturados pode gerar mais desafios do que benefícios. É aqui que o Business Process Management (BPM) entra em cena como facilitador essencial.

O que é BPM (Business Process Management)?

Business Process Management (BPM) é uma abordagem sistemática que permite às organizações mapear, analisar e otimizar seus processos de negócios. Diferentemente de soluções que apenas automatizam tarefas específicas, o BPM visa melhorar os processos como um todo, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. O BPM combina pessoas, processos e tecnologia para criar uma visão clara de como os fluxos de trabalho operam, quais são as ineficiências e como corrigi-las.

Os principais pilares do BPM são:

• Modelagem: Representação visual dos processos de negócios para mapear todas as atividades, fluxos e interações. Isso permite uma compreensão clara de como os processos funcionam e onde podem ser otimizados.
  
  
• Automação: Utilização de ferramentas e tecnologias para automatizar tarefas repetitivas e manuais dentro de um processo, aumentando a eficiência e reduzindo erros.
  
  
• Monitoramento: Acompanhamento contínuo do desempenho dos processos por meio de indicadores-chave (KPIs). Isso ajuda a identificar gargalos e ineficiências que podem ser corrigidos.
  
  
• Otimização: Análise e melhoria contínua dos processos para garantir que estejam sempre alinhados com os objetivos estratégicos da organização e operem da maneira mais eficaz possível.
  
  
• Governança: Definição de regras, políticas e estruturas de controle que garantam a conformidade e consistência na execução dos processos, além de assegurar que os processos estejam alinhados às metas de negócios e padrões regulatórios.
  
  
  

Com o BPM, as empresas conseguem não apenas melhorar sua eficiência operacional, mas também estar preparadas para inovações e mudanças tecnológicas, que são o cerne da Transformação Digital.

O papel central do BPM na Transformação Digital

A Transformação Digital é muito mais do que simplesmente adotar novas tecnologias; ela envolve uma reestruturação completa da maneira como uma empresa opera, impulsionada por ferramentas digitais.

“Não é a tecnologia que dita o processo e sim o processo que dita a tecnologia. Caso contrário, bastava que empresas de mesmo segmento utilizassem o mesmo CRM e todas venderiam o mesmo valor ao final de cada mês”. Esse é um conceito propositalmente exagerado que serve para elucidar a hierarquia, sendo necessário primeiro trabalhar o processo (BPM), para depois encontrar as melhores tecnologias que tornam o processo mais eficiente. Quando entendida a tecnologia como meio de eficiência, eleva-se a assertividade no processo de implementação tecnológica nos processos empresariais.

De acordo com uma pesquisa do Boston Consulting Group (BCG), 70% das empresas que investiram em Transformação Digital sem uma abordagem clara de processos falharam em atingir seus objetivos principais. Isso ocorre porque a tecnologia, sozinha, não resolve problemas fundamentais de processos ineficazes. É preciso primeiro entender o fluxo de trabalho e suas ineficiências, antes de aplicar ferramentas digitais. Business Process Management é, portanto, o primeiro passo para uma Transformação Digital bem-sucedida.

Uma parte significativa da Transformação Digital envolve a automação de processos. No entanto, a automação de um processo ineficiente apenas amplifica seus problemas. Ao usar o BPM para mapear e melhorar esses processos antes da automação, as empresas garantem que estão maximizando o retorno do investimento (ROI) em tecnologias digitais. Segundo uma pesquisa de 2024 da Emergen Research, entre as empresas que já adotaram a gestão de processos comerciais em suas operações estão a Accenture plc, a Appian Corporation e a Bizagi Group Limited, essas estão entre as top 10 empresas proeminentes do mundo. Isso demonstra como a integração de BPM em seus fluxos de trabalho só somou, ajudou a tornar seus processos mais eficientes, de forma a colaborar para a posição dessas empresas nesse ranking.

Em mercados voláteis, a capacidade de adaptar-se rapidamente é essencial. A Transformação Digital exige flexibilidade, e o BPM ajuda as organizações a serem mais ágeis ao fornecer uma estrutura clara de processos que pode ser ajustada conforme novas tecnologias e exigências do mercado emergem. Empresas que utilizam BPM reportam mais rapidez na adaptação a novas soluções digitais e lançamento de produtos, por exemplo.

No mundo digital, a experiência do cliente é o ponto central das estratégias de sucesso. O BPM oferece uma maneira de alinhar processos internos com os resultados esperados pelo cliente. Com a adoção de ferramentas de automação e análises de dados integradas a um framework de BPM, as empresas podem personalizar suas ofertas, reduzir tempos de resposta e melhorar significativamente a satisfação do cliente. Um estudo do Gartner mostra que o departamento de TI é percebido como altamente ou extremamente envolvido na iniciativa de experiência do cliente em 80% dos casos, de acordo com os chefes de iniciativas de experiência do cliente.

Integrar BPM em uma estratégia de Transformação Digital requer planejamento estratégico e uma execução cuidadosa. O primeiro passo é identificar os processos de negócios atuais e avaliar quais são os gargalos e ineficiências. Ferramentas de modelagem de BPM, como o Bizagi Modeler ou o ARIS, podem ser usadas para criar fluxos detalhados de processos que ajudarão na visualização de melhorias.

Alinhamento com objetivos de negócio; é essencial que os processos otimizados pelo BPM estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Isso significa que, ao adotar novas tecnologias, o foco deve ser sempre no impacto que elas terão nos resultados financeiros e operacionais.

Após otimizar os processos, a automação deve ser integrada de forma inteligente. Plataformas de RPA (Robotic Process Automation), como UiPath ou Automation Anywhere, essas plataformas são projetadas para automatizar tarefas repetitivas e manuais, como entrada de dados, validações e transferências entre sistemas, que não requerem intervenção humana.

A Transformação Digital é um processo contínuo, e o BPM deve ser monitorado e ajustado regularmente. O uso de dashboards e KPIs (Key Performance Indicators) oferece insights em tempo real sobre a eficiência dos processos, permitindo que ajustes rápidos sejam feitos conforme necessário.

Desafios na implementação do BPM e Transformação Digital

Embora BPM e Transformação Digital tragam uma série de benefícios, sua implementação não é isenta de desafios. Alguns dos principais obstáculos incluem:

Resistência cultural

Muitas vezes, a resistência à mudança é o maior impedimento para o sucesso da Transformação Digital. Os funcionários podem estar acostumados a fazer as coisas de uma certa maneira e podem resistir à adoção de novas ferramentas e processos. Investir em treinamentos e comunicação eficaz é essencial para vencer essa barreira.

Complexidade dos processos

Algumas organizações têm processos extremamente complexos, o que torna a sua modelagem e otimização um desafio. Nesse caso, é importante adotar uma abordagem incremental, começando com processos mais simples antes de avançar para os mais complexos.

Integração tecnológica

Muitas vezes, as empresas enfrentam dificuldades ao integrar novas soluções digitais com sistemas legados existentes. A escolha de plataformas que suportam integração fácil, como APIs abertas, é fundamental para garantir que os processos automatizados fluam de maneira eficiente.

A conexão entre BPM e Transformação Digital não pode ser subestimada. Enquanto a Transformação Digital visa impulsionar a inovação e a competitividade, o BPM garante que essa jornada seja bem-sucedida, oferecendo uma base sólida de processos otimizados. Ao investir em BPM, líderes de tecnologia e empresários podem garantir que suas iniciativas digitais não apenas alcancem seus objetivos, mas também ofereçam benefícios sustentáveis a longo prazo.